Een calamiteitenplan opstellen

In de moderne zakelijke wereld is het onmogelijk om volledig voorbereid te zijn op alles wat er kan gebeuren. Van natuurrampen tot cyberaanvallen, er zijn talloze bedreigingen die de operaties van jouw bedrijf kunnen verstoren. 

Een calamiteitenplan vormt een van tevoren gedocumenteerde procedure die je helpt om snel en adequaat te reageren op noodsituaties. Het kan het verschil maken tussen een snel herstel en langdurige schade. Denk bijvoorbeeld eens aan de gevolgen van een ransomware-aanval. Toch vraagt het opstellen van een calamiteitenplan veel tijd en geld van een organisatie. Iets wat niet elke organisatie zal hebben. 

In dit blogartikel gaan we dieper in op wat een calamiteitenplan is, wat erin moet staan, en we bieden een voorbeeld om jouw bedrijf op de goede weg te helpen.

• Wat is een calamiteitenplan?
• Is een calamiteitenplan verplicht? 
• Wat staat er in een calamiteitenplan? 
• Voorbeeld van een calamiteitenplan

Op zoek naar een tool waarin je jouw calamiteitenplan veilig kunt opstellen en bewaren?
Ontdek dan Base27.

Wat is een calamiteitenplan?

Een calamiteitenplan is een gestructureerd document dat de procedures, verantwoordelijkheden en middelen beschrijft die jouw bedrijf moet gebruiken om te reageren op noodsituaties en verstoringen van de bedrijfsactiviteiten. 

Het doel ervan is om de impact van calamiteiten te minimaliseren en ervoor te zorgen dat jouw bedrijf snel kan herstellen. Het kan het verschil maken tussen een snel herstel en langdurige schade. Denk bijvoorbeeld aan de gevolgen van een langdurige uitval van de productieketen.

Is een calamiteitenplan verplicht? 

In Nederland zijn bedrijven niet wettelijk verplicht om een calamiteitenplan op te stellen. Hoewel de NIS2-richtlijn daar mogelijk verandering in brengt. Echter, op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) zijn werkgevers wel verplicht om maatregelen te treffen op het gebied van bedrijfshulpverlening (BHV) en om werknemers te beschermen tegen ongevallen en noodsituaties. 

Het opstellen van een calamiteitenplan is een effectieve manier om aan deze verplichting te voldoen en om de veiligheid van werknemers en bedrijfsmiddelen te waarborgen. 

Hoewel het niet strikt verplicht is, wordt het ten zeerste aanbevolen voor alle bedrijven om een goed doordacht calamiteitenplan te ontwikkelen om de respons op noodsituaties te verbeteren en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, zoals in de ISO 27001. In overeenstemming met A.5.30 van de nieuwe ISO 27001, dient de ICT-gereedheid gepland, geïmplementeerd, onderhouden en getest te worden op basis van bedrijfscontinuïteit doelstellingen en ICT-continuïteitseisen. 

Het uiteindelijke doel is het waarborgen van de beschikbaarheid van informatie en andere gerelateerde bedrijfsmiddelen tijdens verstoringen. Het kan dus van groot belang zijn voor organisaties, afhankelijk van hun dienstverlening, om deze normen te overwegen en passende maatregelen te nemen.

Wat staat er in een calamiteitenplan? 

Hoewel iedere organisatie anders is en zich op andere calamiteiten zou moeten voorbereiden, zijn er een aantal onderdelen die voor iedere organisatie van belang zijn. Een effectief calamiteitenplan bevat doorgaans de volgende elementen:

1. Mogelijke oorzaken en risico’s

Voordat er gestart wordt met het opstellen van een calamiteitenplan, wordt er zorgvuldig een risicoanalyse uitgevoerd. Hiervoor worden in eerste instantie de kaders bepaald waarin gekeken wordt. Je beantwoordt daarbij de vraag: ‘Op welke risico’s willen wij ons voorbereiden?’

Mogelijke risico’s kunnen ontstaan in verschillende fases van je bedrijfsproces en binnen je organisatie. Maak hierin vooral onderscheid tussen je interne organisatie (personeel, informatiesystemen, etc.) en externe factoren (leveranciers, stakeholders, etc).

2. De aanpak 

Een goed uitgewerkt calamiteitenplan omvat een gestructureerde aanpak die de verschillende fasen van een calamiteit behandelt. De opbouw bevat de volgende onderdelen: 

1. Initiatie - Gebeurtenissen / calamiteiten of geëscaleerde incidenten die mogelijk volgens de crisisprocedure worden afgehandeld worden gemeld bij de directie. De directie bepaalt, eventueel in overleg met andere relevante partijen, of er sprake is van een crisis waarvoor de crisisprocedure wordt toegepast. De directie stelt vervolgens een crisismanager aan.
2. Afhandeling - Tijdens de afhandeling stuurt de crisismanager de organisatie aan om de crisis zo snel mogelijk op te lossen of terug te brengen tot beheersbare omstandigheden. Onder leiding van de crisismanager vindt er regelmatig overleg plaats tussen alle betrokken partijen. De directie kan hieraan deelnemen maar wordt hiervan in ieder geval geïnformeerd.
3. Afmelden - Wanneer, naar het oordeel van de crisismanager, de crisis verholpen is - opgelost dan wel tot een beheersbare situatie teruggebracht - wordt de crisis afgemeld en overgedragen aan de directie.
4. Rapportage - De crisismanager maakt achteraf een rapportage op waarin de gang van zaken tijdens de crisis uiteen wordt gezet. De directie, crisismanager en eventueel andere betrokkenen evalueren de afhandeling en communicatie en voeren indien nodig verbeteringen door in de crisisprocedure.

Een gedetailleerde uitwerking van deze aspecten zorgt ervoor dat de organisatie adequaat kan handelen tijdens een calamiteit en de impact ervan kan minimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan; 

• het opstellen van een beleid rondom calamiteiten;
• de implementatie van maatregelen bij incidenten en calamiteiten; 
• duidelijke ontruimingsinstructies voor zowel personeel als bezoekers;
• en een herstelplan dat de organisatie helpt om na een calamiteit zo snel en effectief mogelijk weer normaal te functioneren.

Zo verschilt de aanpak ook per calamiteit. Denk er ook over na om bijvoorbeeld een crisisteam op te zetten en met regelmaat diverse calamiteiten te oefenen. 

3. Communicatiekanalen 

Een essentieel onderdeel van het calamiteitenplan is het vaststellen van effectieve communicatiekanalen. Dit omvat de manier waarop informatie wordt verspreid binnen de organisatie, naar externe belanghebbenden en naar het publiek. Heldere communicatie draagt bij aan een georganiseerde respons en minimaliseert verwarring tijdens noodsituaties.

Voorbeeld: 

4. Rollen en verantwoordelijkheden

Het calamiteitenplan moet duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden bevatten voor alle betrokkenen. Hierbij wordt aangegeven wie welke taken op zich neemt tijdens verschillende fases van een calamiteit. Dit verzekert een geordende en gecoördineerde reactie, waarbij iedereen op de hoogte is van zijn of haar specifieke verantwoordelijkheden.

Doordat iedere organisatie anders is en vaak dingen over het hoofd gezien worden, hebben we een gedetailleerd overzicht opgesteld over de inhoud van een calamiteitenplan.

Download hier het volledige overzicht voor het opstellen van een calamiteitenplan.

Voorbeeld van een calamiteitenplan

Voorbeeld uit Base27

Calamiteitenplan opstellen met Base27

Nu je begrijpt hoe cruciaal een goed calamiteitenplan is voor de veerkracht van jouw bedrijf, is het tijd om verder te denken aan hoe je jouw informatiebeveiliging nog verder kan versterken. Een krachtig hulpmiddel dat naadloos aansluit bij de beveiligingsbehoeften van moderne organisaties is een Information Security Management System (ISMS).

Een ISMS-tool kan jouw bedrijf helpen bij het stroomlijnen van beveiligingsprocessen, het identificeren van kwetsbaarheden en het proactief beschermen van gevoelige gegevens. Het biedt een geïntegreerd kader voor het beheren van informatiebeveiliging, wat essentieel is in een tijdperk waarin (cyber)dreigingen voortdurend evolueren.